Tạo quy trình nhắc lịch khám bằng Zalo OA trong 15 phút

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý và chăm sóc sức khỏe đang trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Với khả năng tự động hóa và tính hiệu quả cao, Zalo Official Account (Zalo OA) đã trở thành lựa chọn hàng đầu cho các phòng khám muốn tối ưu hóa quy trình nhắc lịch khám. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giải pháp này còn tăng cường sự hài lòng của bệnh nhân.

Hãy cùng Bacsi247 khám phá cách sử dụng Zalo OA để thiết lập quy trình nhắc lịch khám chỉ trong 15 phút qua bài viết dưới đây.

Vì sao cần nhắc lịch tự động?

Trong vận hành phòng khám, việc bệnh nhân quên lịch hẹn là nguyên nhân phổ biến gây xáo trộn lịch khám, tăng thời gian chờ đợi và giảm hiệu suất làm việc của bác sĩ. Dù đã có nhân viên gọi điện nhắc lịch, nhưng cách làm thủ công này tiêu tốn nhiều nhân lực, dễ nhầm lẫn và thiếu đồng bộ. Zalo Official Account (Zalo OA) ra đời như một công cụ thay thế hoàn hảo cho việc nhắc lịch truyền thống. Với khả năng:

• Gửi tin miễn phí cho người quan tâm OA.
• Cá nhân hóa nội dung, Tự động hóa theo thời gian định sẵn.
• Theo dõi được hiệu quả gửi tin (ai đã nhận, ai chưa).

Zalo OA giúp phòng khám duy trì liên lạc hiệu quả với bệnh nhân, tăng tỷ lệ đến khám đúng hẹn và nâng cao trải nghiệm chăm sóc.

Quy trình nhắc lịch hiệu quả

Để đảm bảo người bệnh không bỏ lỡ lịch hẹn và duy trì mối quan hệ lâu dài, quy trình nhắc lịch cần bám sát 4 giai đoạn sau:

Đặt lịch

• Nhân viên ghi nhận đầy đủ thông tin bệnh nhân: họ tên, số điện thoại, dịch vụ cần khám, bác sĩ, khung giờ mong muốn.
• Lịch được nhập vào phần mềm quản lý hoặc bảng tổng hợp.
• Ngay sau khi xác nhận, phòng khám nên gửi tin nhắn xác nhận qua Zalo để tránh sai sót về thời gian hoặc địa điểm.

Ví dụ tin xác nhận: Phòng khám Đa khoa An Tâm xác nhận lịch khám của anh Nguyễn Văn A vào lúc 8h30 sáng Thứ Ba, ngày 10/06. Địa chỉ: 123 Lý Thường Kiệt. Mọi thắc mắc xin gọi xxxxxx

Nhắc trước khi khám

Đây là bước quan trọng giúp giảm tỷ lệ bệnh nhân “no-show”. 

Cách triển khai:

• Lần 1: Nhắc trước 24 giờ.
• Lần 2: Nhắc trước 2 giờ.

Lưu ý: 

• Tin nhắn cần ngắn gọn, rõ ràng, nhấn mạnh mốc thời gian và địa điểm.
• Nếu có lưu ý đặc biệt (nhịn ăn, mang giấy tờ, nhịn tiểu…), cần thêm vào nội dung.

Ví dụ tin nhắc trước 1 ngày: Nhắc anh Nguyễn Văn A: Lịch khám lúc 8h30 sáng mai (10/06) tại phòng khám An Tâm. Vui lòng đến sớm 10 phút. Nếu cần thay đổi, liên hệ xxxx.

Hỏi thăm sau khám

Sau khi bệnh nhân đã đến khám, việc chủ động hỏi thăm tình trạng sức khỏe giúp tăng sự tin tưởng và tạo cảm giác được chăm sóc liên tục.

Thời điểm gửi: Sau 24 giờ.

Gợi ý nội dung: Cảm ơn anh đã khám tại phòng khám An Tâm hôm qua. Sức khỏe của anh hôm nay thế nào? Nếu cần hỗ trợ thêm, bác sĩ luôn sẵn sàng tư vấn.

Lợi ích:

• Tăng mức độ hài lòng.
• Gợi nhắc bệnh nhân quay lại tái khám.
• Cải thiện chỉ số đánh giá dịch vụ.

Mời tái khám

Phụ thuộc vào từng loại dịch vụ hoặc chuyên khoa, thời điểm tái khám có thể là:

• Sau 7 ngày (khám da liễu, tiêu hóa…)
• Sau 14 – 30 ngày (chấn thương, nội tiết, khám thai…)
• Định kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng (nha khoa, khám sức khỏe tổng quát)

Gợi ý tin nhắn mời tái khám: Theo chỉ định bác sĩ, anh Nguyễn Văn A nên tái khám sau 14 ngày. Anh có thể đặt lịch lại tại: an-tam.vn/dat-lich để được ưu tiên sắp xếp.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Zalo OA để chăm sóc bệnh nhân cho phòng khám

Thiết lập quy trình nhắc hẹn trên Zalo OA

Đây là quy trình chuẩn, áp dụng được cho mọi phòng khám từ nhỏ đến chuỗi lớn.

Bước 1: Truy cập tài khoản Zalo OA

• Truy cập địa chỉ: https://oa.zalo.me
• Đăng nhập vào tài khoản quản trị Zalo OA của phòng khám

Bước 2: Thiết lập gửi tin nhắn nhắc lịch thủ công

Áp dụng khi phòng khám chưa có phần mềm tích hợp.

• Trong Zalo OA, tạo “nhãn” để phân loại bệnh nhân theo ngày khám (ví dụ: “Khám 10/06”).
• Soạn nội dung tin nhắn sẵn theo mẫu chuẩn.
• Vào mục “Gửi Broadcast”, chọn nhóm người nhận theo nhãn, gửi trước 1 ngày hoặc 2 giờ.

Giới hạn: Zalo chỉ cho phép gửi Broadcast cho những người đã quan tâm OA. Vì vậy, ngay từ khâu đặt lịch, cần hướng dẫn bệnh nhân quét mã QR OA hoặc nhấn nút “Quan tâm”.

Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập tin nhắn tự động trên Zalo OA thông qua chatbot

Bước 3: Tự động hóa bằng phần mềm quản lý

Với các phòng khám sử dụng phần mềm như Bacsi247, việc nhắc lịch sẽ tự động hoàn toàn:

• Lịch hẹn được nhập vào phần mềm.
• Hệ thống tự đồng bộ thông tin sang Zalo OA.
• Tin nhắn được gửi đúng lịch định sẵn (có thể thiết lập giờ gửi theo từng loại dịch vụ).
• Giao diện báo cáo cho biết tin nào đã gửi, đã mở, và số lượng phản hồi.

Ưu điểm:

• Không cần nhân viên thao tác thủ công.
• Gửi hàng loạt tin cá nhân hóa đúng thời điểm.
• Hệ thống ổn định, không sai sót, không bỏ sót.

Việc tích hợp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống nội bộ và nền tảng truyền thông, tránh việc gửi nhầm người hoặc sót lịch hẹn. Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám Bacsi247, bạn sẽ được đội ngũ kĩ thuật hỗ trợ thiết lập quy trình nhắc hẹn tự động qua Zalo OA.

Hiệu quả thực tế

Các phòng khám đã áp dụng Zalo OA để nhắc lịch khám thường đạt được:

• Tỷ lệ đến khám đúng hẹn tăng từ 60% lên 85–90%.
• Giảm thời gian gọi điện nhắc từ 4 tiếng/ngày xuống còn 15 phút thao tác hệ thống.
• Hơn 40% bệnh nhân đồng ý đặt lịch tái khám khi được nhắc đúng thời điểm.
• Tăng mức độ hài lòng và nhận đánh giá tích cực từ bệnh nhân.

Kết luận

Việc ứng dụng Zalo OA vào quy trình nhắc lịch khám là bước tiến quan trọng trong số hóa vận hành phòng khám. Chỉ với 15 phút thiết lập ban đầu, phòng khám có thể chuyển đổi từ quy trình thủ công sang hệ thống tự động, đồng bộ và hiệu quả.

Khi kết hợp cùng phần mềm quản lý như Bacsi247, quy trình không chỉ dừng lại ở “gửi tin nhắc”, mà còn trở thành một chuỗi chăm sóc khách hàng khép kín: từ tiếp nhận – nhắc lịch – hỏi thăm – tái khám, tất cả được vận hành trơn tru trên một nền tảng duy nhất. Dùng thử miễn phí full tính năng ngay!

Hãy bắt đầu ngay hôm nay để xây dựng một hệ thống chăm sóc bệnh nhân chuyên nghiệp, tiết kiệm và hiệu quả hơn bao giờ hết.