Hướng dẫn thiết lập tin nhắn tự động trên Zalo OA thông qua chatbot

Trong bối cảnh người bệnh ngày càng kỳ vọng vào sự phản hồi nhanh chóng và trải nghiệm chuyên nghiệp, việc thiết lập tin nhắn tự động trên Zalo OA không chỉ là một tiện ích, mà còn là một phần thiết yếu trong quy trình chăm sóc khách hàng hiện đại.

Bài viết này, Bacsi247 sẽ hướng dẫn chi tiết cách cài đặt các loại tin nhắn tự động phù hợp với hoạt động của phòng khám, đồng thời cung cấp những mẹo xây dựng nội dung hiệu quả, giúp tăng tính tương tác, giảm tải cho đội ngũ tư vấn và nâng cao sự hài lòng của người bệnh ngay từ những lần tiếp xúc đầu tiên.

Tin nhắn tự động là gì?

Tin nhắn tự động (auto reply) trên Zalo OA là dạng phản hồi được gửi ngay lập tức khi khách hàng nhắn tin đến tài khoản OA của phòng khám. Đây là cách để bạn duy trì kết nối với khách hàng mà không cần nhân viên trực tiếp trả lời ngay lập tức. Một số dạng tin nhắn tự động phổ biến bao gồm:

• Tin nhắn chào mừng khi khách hàng lần đầu nhắn tin
• Tin nhắn phản hồi theo cú pháp (ví dụ: #lichkham, #giadichvu)
• Kịch bản trả lời tự động bằng chatbot theo hành vi người dùng

Đối với phòng khám, việc ứng dụng những loại tin nhắn này giúp chuẩn hóa quy trình tiếp nhận thông tin và đảm bảo mọi khách hàng đều nhận được phản hồi kịp thời, kể cả trong thời điểm cao điểm hoặc ngoài giờ.

Cách cài đặt tin nhắn tự động trên Zalo OA

Bước 1: Truy cập tài khoản Zalo OA

• Truy cập địa chỉ: https://oa.zalo.me
• Đăng nhập vào tài khoản quản trị Zalo OA của phòng khám

Xem thêm: Tạo tài khoản và vận hành Zalo OA cho phòng khám từ A đến Z

Bước 2: Thiết lập tin nhắn chào mừng

• Vào mục Thiết lập tài khoản. Tại giao diện chính của Zalo OA, bạn nhấn chọn Quản lý > Thông tin tài khoản. Sau đó, nhấn chọn Thiết lập tài khoản.
• Tại đây, bạn chọn Bật và thiết lập lời chào.
• Gợi ý nội dung phù hợp cho phòng khám: Cảm ơn bạn đã nhắn tin đến [Tên phòng khám]. Bạn cần tư vấn dịch vụ, đặt lịch khám hay nhận kết quả? Vui lòng chọn mục bạn quan tâm hoặc để lại câu hỏi, nhân viên tư vấn sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất.
• Nhấn “Lưu” để hoàn tất.

Bước 3: Thiết lập truy vấn tự động (Auto Query)

• Truy cập trang Quản lý ➞  Thiết lập tương tác ➞ Thiết lập chat hoặc truy cập trực tiếp vào đường dẫn: https://oa.zalo.me/manage/setting
• Nhấn “Thêm truy vấn” và điền Tên cú pháp: ví dụ #datlich và Nội dung phản hồi tương ứng: “Bạn có thể đặt lịch khám nhanh qua đường link: [liên kết đặt lịch]. Vui lòng chọn khung giờ phù hợp.”
• Hệ thống sẽ tự động gửi phản hồi khi khách nhắn đúng cú pháp.

Bước 4: Tạo chatbot kịch bản (nâng cao)

• Nếu phòng khám sử dụng chatbot có kịch bản, bạn có thể: Truy cập mục “Chatbot” > “Kịch bản”.
• Chọn tạo kịch bản mới hoặc chỉnh sửa kịch bản có sẵn.
• Cấu trúc kịch bản thường bắt đầu từ một câu hỏi chính như “Bạn cần hỗ trợ về dịch vụ nào?” và đưa ra các lựa chọn như “Đặt lịch khám”, “Tư vấn chi phí”, “Thông tin chuyên khoa”.
• Mỗi nhánh lựa chọn sẽ dẫn đến một chuỗi tin nhắn tương ứng, giúp hướng dẫn khách hàng tiếp cận đúng nội dung họ cần.

Mẹo xây dựng nội dung tin nhắn hiệu quả cho phòng khám

• Luôn giữ ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp: Hạn chế sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc ngôn ngữ quá thân mật. Phong cách giao tiếp của ngành y cần tạo sự tin tưởng, rõ ràng và tôn trọng.
• Ưu tiên nội dung ngắn gọn, dễ hiểu: Không nên nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một tin nhắn. Thay vào đó, hãy chia thành nhiều phần nhỏ hoặc dẫn khách hàng đến các liên kết chi tiết (ví dụ: bảng giá, thông tin bác sĩ, dịch vụ đặc biệt).
• Đưa ra hành động kế tiếp: Một tin nhắn hiệu quả cần hướng khách hàng đến hành động cụ thể như: “Nhấn vào đây để đặt lịch khám”, “Gọi đến hotline để được tư vấn trực tiếp”, “Xem bảng giá dịch vụ tại đây”.
• Cập nhật thường xuyên: Đảm bảo nội dung tin nhắn luôn được cập nhật theo thời gian thực: lịch làm việc, thay đổi chính sách, bác sĩ mới, chương trình khuyến mãi,…

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Zalo OA để chăm sóc bệnh nhân cho phòng khám

Kết luận

Thiết lập tin nhắn tự động trên Zalo OA là bước đi quan trọng giúp phòng khám tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng, đặc biệt trong những thời điểm cao điểm hoặc ngoài giờ hành chính. Việc chuẩn hóa nội dung phản hồi không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho đội ngũ nhân sự mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, nhất quán với người bệnh

Để đạt hiệu quả tối đa, phòng khám nên thường xuyên cập nhật nội dung, kiểm tra hoạt động của hệ thống và điều chỉnh kịch bản phù hợp với nhu cầu thực tế. Khi được triển khai đúng cách, tin nhắn tự động không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà còn là một phần trong chiến lược 
xây dựng uy tín và niềm tin với khách hàng.

Chăm sóc bệnh nhân hiệu quả bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình và tối ưu công cụ. Bacsi247 luôn đồng hành cùng các cơ sở y tế trong hành trình chuyển đổi số, chuyên nghiệp hóa vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ.