Theo dõi doanh thu phòng khám theo thời gian thực: Hướng dẫn chi tiết

Trong bối cảnh ngành y tế đang chuyển dịch mạnh mẽ sang mô hình vận hành số hóa, việc theo dõi doanh thu không còn là hoạt động kiểm kê cuối kỳ mà cần trở thành một quy trình giám sát liên tục. Doanh thu không chỉ phản ánh tình hình tài chính của phòng khám, mà còn là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động, chất lượng dịch vụ và khả năng giữ chân bệnh nhân.

Bài viết này, Bacsi247 chia sẻ đến bạn các yếu tố cần thiết để xây dựng hệ thống theo dõi doanh thu theo thời gian thực, giúp phòng khám chủ động hơn trong quản trị và ra quyết định.

Vai trò của theo dõi doanh thu thời gian thực trong quản lý phòng khám

Doanh thu phòng khám không ổn định theo tháng, mà biến động hàng tuần, thậm chí theo từng ca khám. Việc chờ đến cuối tháng để tổng hợp số liệu mang đến nhiều rủi ro: chậm phát hiện suy giảm hiệu suất, khó xác định nguyên nhân và không thể phản ứng kịp thời. Một hệ thống theo dõi doanh thu thời gian thực mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Phát hiện sớm những bất thường trong thu – chi
• Đo lường trực tiếp hiệu quả vận hành theo từng bộ phận
• Kiểm soát dòng tiền và giảm thiểu công nợ xấu
• Cải thiện tỷ lệ tái khám nhờ theo dõi hành vi bệnh nhân

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng cao, năng lực ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu chính xác chính là yếu tố phân biệt giữa phòng khám phát triển và phòng khám trì trệ.

Các chỉ số doanh thu quan trọng cần theo dõi

Để kiểm soát doanh thu hiệu quả, phòng khám cần xác định rõ đâu là những chỉ số cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính. Việc theo dõi đúng và đủ các chỉ số này là nền tảng để đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

Doanh thu tổng và theo danh mục

Doanh thu cần được phân tích ở nhiều cấp độ:

• Tổng doanh thu trong ngày, tuần, tháng
• Doanh thu theo dịch vụ: khám bệnh, xét nghiệm, điều trị, bán thuốc
• Doanh thu theo hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, bảo hiểm

Sự phân chia chi tiết này giúp nhận biết nguồn thu chính, đánh giá hiệu quả của từng loại dịch vụ và hoạch định chiến lược tăng trưởng phù hợp. 

Chi phí vận hành

Để đánh giá chính xác hiệu quả tài chính, doanh thu cần được đặt trong mối tương quan với chi phí:

• Chi phí trực tiếp: thuốc, vật tư, nhân sự y tế
• Chi phí cố định: điện nước, thuê mặt bằng, khấu hao thiết bị
• Chi phí marketing và dịch vụ hành chính

Phân loại chi phí theo từng hạng mục giúp phòng khám dễ dàng kiểm soát, nhận diện các khoản chi bất thường hoặc không hiệu quả.

Lợi nhuận gộp và biên lợi nhuận

Lợi nhuận gộp là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí trực tiếp, phản ánh khả năng sinh lời cơ bản của phòng khám. Để phân tích sâu hơn, có thể tính thêm biên lợi nhuận theo từng dịch vụ, từ đó xác định dịch vụ nào mang lại giá trị kinh tế cao nhất.

Lượt khám và tỷ lệ tái khám

Đây là những chỉ số gián tiếp nhưng có liên hệ chặt chẽ đến doanh thu:

• Số lượng bệnh nhân mới, bệnh nhân cũ và lượt tái khám
• Tỷ lệ bệnh nhân quay lại sau lần khám đầu tiên
• Thời gian trung bình giữa hai lượt khám

Tỷ lệ tái khám cao không chỉ giúp tăng doanh thu dài hạn mà còn là dấu hiệu của chất lượng chăm sóc và sự tin cậy từ phía người bệnh.

Doanh thu theo nhân sự và bộ phận

Việc theo dõi doanh thu gắn liền với hiệu suất của từng cá nhân hoặc bộ phận:

• Số ca khám/ngày của bác sĩ
• Doanh thu gắn với từng ca làm việc
• Tỷ lệ chuyển đổi từ tư vấn sang điều trị

Các chỉ số này hỗ trợ đánh giá khách quan năng suất làm việc, từ đó điều chỉnh KPI và chính sách thưởng phạt phù hợp.

Cách xây dựng hệ thống báo cáo doanh thu hiệu quả

Sau khi đã xác định được các chỉ số cần theo dõi, vấn đề tiếp theo là thiết lập một hệ thống báo cáo đủ linh hoạt, trực quan và phù hợp với thực tế vận hành. Điều này không chỉ giúp người quản lý nắm bắt tình hình nhanh chóng, mà còn tạo nền tảng cho việc phân tích và tối ưu tài chính lâu dài.

Một giao diện tổng quan giúp quản lý nắm được bức tranh tài chính mà không cần phải đọc từng dòng dữ liệu. Dashboard nên thể hiện:

• Biểu đồ doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo thời gian
• Bảng tổng hợp lượt khám và nguồn thu
• Chỉ số cảnh báo khi doanh thu giảm bất thường

Tự động hóa quá trình báo cáo

Việc tổng hợp thủ công mất thời gian và dễ sai sót. Phòng khám nên xây dựng hệ thống báo cáo tự động gửi theo ngày hoặc tuần, tích hợp với phần mềm quản lý hoặc qua email, Zalo, Google Sheet.

Kết nối với phần mềm kế toán hoặc bảng tính

Dữ liệu tài chính không nên bị đóng kín trong hệ thống nội bộ. Khả năng trích xuất sang Excel, Google Sheet hoặc đồng bộ với phần mềm kế toán giúp phòng khám dễ dàng kiểm tra, so sánh và trình bày với các bên liên quan.

Theo dõi doanh thu hiệu quả trên phần mềm quản lý phòng khám Bacsi247

Đối với các phòng khám đang tìm kiếm một giải pháp tổng thể để theo dõi doanh thu, kiểm soát chi phí và quản lý công nợ trong cùng một hệ thống, phần mềm Bacsi247 là một lựa chọn đáng cân nhắc. Phần mềm này được thiết kế chuyên biệt cho mô hình phòng khám tại Việt Nam, hỗ trợ chủ cơ sở theo dõi hoạt động tài chính theo thời gian thực với các tính năng:

Báo cáo và thống kê

• Thống kê số lượng và biểu đồ thể hiện bệnh nhân đã khám thuộc dạng (mới, cũ, tái khám).
• Thống kê số lượng bệnh nhân đã đến khám / làm dịch vụ trực tiếp tại phòng khám.
• Báo cáo doanh thu từ các nguồn dựa trên hoạt động của phòng khám.

Quản lý phiếu thu chi tiết

• Ghi nhận tất cả các khoản thu từ bệnh nhân, dịch vụ…
• Phân loại chi phí theo từng hạng mục (dịch vụ, phiếu khám, bán lẻ, gói khám, công nợ) để dễ dàng phân tích.

Quản lý công nợ

• Theo dõi công nợ của từng bệnh nhân.
• Cảnh báo nhắc nhở thanh toán, hạn thanh toán.
• Lập báo cáo công nợ chi tiết.

Việc sử dụng phần mềm chuyên biệt như Bacsi247 sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và minh bạch hơn trong điều hành. Dùng thử miễn phí full tính năng!

Kết luận

Theo dõi doanh thu thời gian thực là một trong những bước đi quan trọng để hiện đại hóa quản trị phòng khám. Không chỉ giúp kiểm soát tài chính, hệ thống này còn là công cụ hỗ trợ chiến lược tăng trưởng, cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện. Việc triển khai không nhất thiết phải phức tạp.

Phòng khám có thể bắt đầu từ những công cụ đơn giản như Google Sheet, sau đó nâng cấp dần lên các phần mềm quản lý chuyên dụng nếu quy mô mở rộng. Mấu chốt là hãy bắt đầu từ hôm nay, trước khi mọi thứ trở nên quá tải để kiểm soát.