Chọn phần mềm quản lý phòng khám: Mua sẵn hay đặt viết riêng?

Phần mềm quản lý phòng khám là công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, quản lý hồ sơ bệnh nhân và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế. Tuy nhiên, khi lựa chọn phần mềm, nhiều chủ phòng khám phân vân giữa hai giải pháp: mua phần mềm có sẵn hay đặt viết riêng theo yêu cầu. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp với nhu cầu của bạn?

Trong bài viết này, Bacsi247 sẽ phân tích ưu, nhược điểm của từng giải pháp để giúp bạn đưa ra quyết định chính xác nhất.

Phần mềm quản lý phòng khám mua sẵn

Phần mềm quản lý phòng khám mua sẵn là những giải pháp được các công ty công nghệ phát triển theo mô hình tiêu chuẩn, cung cấp dưới dạng gói sản phẩm hoặc dịch vụ SaaS (Software as a Service). Người dùng có thể mua một lần hoặc thuê theo tháng/năm để sử dụng mà không cần tự xây dựng phần mềm từ đầu.Một số phần mềm phổ biến trên thị trường hiện nay có thể kể đến như Bacsi247, Medisoft, eClinic, TCSOFT Clinic,…

1. Ưu điểm của phần mềm quản lý phòng khám mua sẵn

Không phải ngẫu nhiên mà nhiều phòng khám, đặc biệt là phòng khám tư nhân và quy mô nhỏ, lại ưu tiên sử dụng phần mềm mua sẵn. Dưới đây là những lợi ích chính mà loại phần mềm này mang lại:

• Chi phí đầu tư thấp hơn: Một trong những lý do hàng đầu khiến nhiều phòng khám chọn phần mềm mua sẵn là chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn so với đặt viết phần mềm riêng. Thay vì phải chi hàng trăm triệu để phát triển từ đầu, phòng khám chỉ cần trả phí sử dụng theo gói phù hợp. Nhiều nhà cung cấp như Bacsi247 hỗ trợ dùng thử miễn phí, giúp chủ phòng khám trải nghiệm và đánh giá trước khi quyết định mua.
• Triển khai nhanh chóng: Việc triển khai phần mềm mua sẵn thường diễn ra trong vài giờ đến vài ngày, giúp phòng khám nhanh chóng áp dụng vào vận hành. Không cần mất vài tháng để lập trình, chỉ cần đăng ký và bắt đầu sử dụng ngay. Được hướng dẫn sử dụng và đào tạo nhân viên, giúp giảm thiểu gián đoạn công việc.
• Tích hợp đầy đủ tính năng hỗ trợ vận hành: Một phần mềm quản lý phòng khám hiệu quả không chỉ giúp quản lý hồ sơ bệnh nhân, lịch hẹn, đơn thuốc mà còn phải hỗ trợ toàn diện quy trình vận hành. Bacsi247 là một trong những phần mềm nổi bật trên thị trường, giúp các phòng khám quản lý bệnh nhân, bác sĩ, kho dược và tài chính trên một nền tảng duy nhất. 
• Cập nhật và bảo trì liên tục: Một lợi thế lớn của phần mềm mua sẵn là luôn được cập nhật bởi đội ngũ phát triển. Nhà cung cấp liên tục cải tiến, bổ sung tính năng mới để đáp ứng nhu cầu thực tế. Các lỗi phần mềm được sửa chữa nhanh chóng, đảm bảo hệ thống vận hành ổn định.
• Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Không phải phòng khám nào cũng có đội ngũ IT riêng, do đó, việc có bộ phận hỗ trợ kỹ thuật là một điểm cộng lớn. Khi gặp sự cố, phòng khám có thể liên hệ ngay với đội ngũ hỗ trợ để được xử lý nhanh. Một số phần mềm còn tích hợp chatbot, hotline 24/7, giúp giải quyết các vấn đề kịp thời.

2. Nhược điểm của phần mềm quản lý phòng khám mua sẵn

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, phần mềm mua sẵn không phải lựa chọn hoàn hảo cho tất cả phòng khám. Dưới đây là một số hạn chế mà chủ phòng khám cần cân nhắc:

• Tính tùy chỉnh hạn chế: Mỗi phòng khám có quy trình vận hành riêng, nhưng phần mềm mua sẵn lại được thiết kế theo mẫu chung. Điều này dẫn đến khó thay đổi hoặc bổ sung tính năng theo nhu cầu đặc thù. Nếu phòng khám có quy trình phức tạp, có thể gặp khó khăn trong việc thích nghi với phần mềm.
• Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Khi sử dụng phần mềm mua sẵn, phòng khám sẽ nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp về bảo trì và nâng cấp. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc cần có sự tin tưởng và lựa chọn đơn vị uy tín. Để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định lâu dài, phòng khám nên lựa chọn các đơn vị có uy tín, chính sách hỗ trợ rõ ràng, chẳng hạn như Bacsi247, Medisoft…
• Chi phí dài hạn có thể cao hơn so với phát triển riêng: Phần mềm mua sẵn giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu, tuy nhiên, đối với những phòng khám có nhu cầu sử dụng lâu dài và mở rộng quy mô, việc trả phí định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm có thể khiến tổng chi phí cao hơn so với phương án đặt viết riêng.

3. Khi nào nên chọn phần mềm quản lý phòng khám mua sẵn?

• Phòng khám có quy mô nhỏ và vừa: Phù hợp với các phòng khám tư nhân, phòng khám đa khoa nhỏ và vừa có quy trình vận hành tiêu chuẩn, không yêu cầu tùy chỉnh phức tạp.
• Cần triển khai nhanh chóng: Phần mềm mua sẵn có thể sử dụng ngay sau khi đăng ký, giúp phòng khám nhanh chóng áp dụng vào vận hành mà không mất thời gian phát triển.
• Muốn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: Giải pháp này giúp giảm chi phí so với việc đặt viết phần mềm riêng, phù hợp với phòng khám mới thành lập hoặc có ngân sách hạn chế.
• Cần phần mềm có bảo trì, nâng cấp thường xuyên: Các nhà cung cấp phần mềm mua sẵn đảm bảo cập nhật tính năng, sửa lỗi và hỗ trợ kỹ thuật, giúp phòng khám vận hành ổn định.
• Muốn đảm bảo tuân thủ quy định bảo mật và kết nối hệ thống y tế: Phần mềm mua sẵn thường tích hợp sẵn các tiêu chuẩn bảo mật, hỗ trợ kết nối với bảo hiểm y tế, hóa đơn điện tử và thanh toán trực tuyến.

Phần mềm quản lý phòng khám đặt viết riêng

Trong khi phần mềm mua sẵn mang lại sự tiện lợi và tiết kiệm chi phí ban đầu, thì nhiều phòng khám lại yêu cầu cao hơn về tính tùy chỉnh và hệ thống phức tạp. Lúc này, giải pháp đặt viết phần mềm riêng sẽ giúp phòng khám có một hệ thống quản lý phù hợp tuyệt đối với quy trình vận hành và định hướng phát triển lâu dài.

1. Ưu điểm của phần mềm quản lý phòng khám đặt viết riêng

Với phần mềm quản lý phòng khám đặt viết riêng, phòng khám có thể xây dựng một hệ thống hoàn toàn theo nhu cầu, đảm bảo tính hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc với các ưu điểm sau:

• Tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu: Phòng khám có thể thiết kế phần mềm theo đúng quy trình vận hành, tích hợp các tính năng đặc thù mà các phần mềm mua sẵn không đáp ứng được.
• Chủ động kiểm soát và mở rộng tính năng: Không bị giới hạn bởi một khuôn mẫu cố định, phòng khám có thể nâng cấp, bổ sung hoặc thay đổi tính năng khi cần mà không phải phụ thuộc vào nhà cung cấp.
• Bảo mật dữ liệu cao, tích hợp hệ thống nội bộ: Phần mềm đặt viết riêng cho phép phòng khám kiểm soát hoàn toàn dữ liệu bệnh nhân, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng tích hợp với hệ thống kế toán, quản lý kho hoặc CRM.
• Không mất phí định kỳ: Dù chi phí phát triển ban đầu cao, phần mềm đặt viết riêng giúp phòng khám tiết kiệm chi phí dài hạn do không phải trả phí sử dụng hàng tháng.
• Xây dựng thương hiệu riêng cho phòng khám: Phần mềm có thể được thiết kế theo nhận diện thương hiệu riêng của phòng khám, tạo sự khác biệt và chuyên nghiệp trong mắt bệnh nhân.

2. Nhược điểm của phần mềm quản lý phòng khám đặt viết riêng

Bên cạnh những lợi ích lớn, phần mềm đặt viết riêng cũng có một số thách thức mà phòng khám cần xem xét trước khi quyết định triển khai.

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Việc phát triển một hệ thống riêng đòi hỏi ngân sách lớn hơn so với sử dụng phần mềm mua sẵn, đặc biệt là với các phòng khám có quy mô nhỏ.
• Thời gian triển khai dài hơn: Từ khâu phân tích nhu cầu, thiết kế, lập trình đến thử nghiệm có thể mất từ vài tháng đến hơn một năm, đòi hỏi sự kiên nhẫn trong quá trình triển khai.
• Yêu cầu đội ngũ kỹ thuật hoặc đối tác phát triển đáng tin cậy: Phòng khám cần tìm kiếm đơn vị phát triển phần mềm uy tín, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và có kế hoạch bảo trì lâu dài.
• Cần chủ động trong việc bảo trì và cập nhật: Khác với phần mềm mua sẵn, việc bảo trì, sửa lỗi và nâng cấp tính năng sẽ do phòng khám chủ động thực hiện hoặc thuê đơn vị phát triển tiếp tục hỗ trợ.

3. Khi nào nên chọn phần mềm quản lý phòng khám đặt viết riêng?

Không phải phòng khám nào cũng cần phần mềm đặt viết riêng. Giải pháp này phù hợp nhất với những phòng khám có yêu cầu đặc thù và mong muốn xây dựng hệ thống riêng biệt để tối ưu vận hành.

• Phòng khám có quy trình vận hành đặc thù: Nếu phòng khám có mô hình hoạt động riêng biệt, khó tích hợp vào phần mềm mua sẵn, việc đặt viết phần mềm sẽ giúp tối ưu quy trình một cách hiệu quả hơn.
• Muốn chủ động kiểm soát và mở rộng tính năng: Phòng khám muốn có toàn quyền quyết định về tính năng, khả năng mở rộng và không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm.
• Cần bảo mật dữ liệu cao và tích hợp hệ thống nội bộ: Phù hợp với phòng khám yêu cầu bảo mật thông tin bệnh nhân nghiêm ngặt, hoặc cần kết nối với các phần mềm nội bộ như quản lý tài chính, kho thuốc.
• Muốn tối ưu chi phí về lâu dài: Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cao, nhưng về lâu dài phòng khám có thể tiết kiệm do không phải trả phí thuê bao định kỳ.
• Yêu cầu sự khác biệt và thương hiệu riêng: Phòng khám muốn tạo dấu ấn riêng, xây dựng phần mềm theo nhận diện thương hiệu và mang đến trải nghiệm độc đáo cho bệnh nhân.

Việc lựa chọn giữa phần mềm quản lý phòng khám mua sẵn và phần mềm đặt viết riêng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô phòng khám, nhu cầu quản lý, ngân sách và định hướng phát triển lâu dài. Để lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám phù hợp, bạn cần cân nhắc kỹ giữa chi phí, tính năng và khả năng mở rộng theo nhu cầu thực tế. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp quản lý phòng khám hiệu quả, hãy theo dõi Bacsi247 để cập nhật những thông tin hữu ích và lựa chọn tối ưu nhất cho phòng khám của mình!